なぜ日本の業務は「印刷作業」で手が止まるのか ― 時間とコストが見過ごされてきた理由 ― 【定型ファイル処理業務 実態調査・第1回】

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近年、日本企業ではDX（デジタルトランスフォーメーション）や業務自動化の必要性が叫ばれています。
RPAやAI-OCRといった技術も普及しつつありますが、現場の負担が思ったほど減っていないという声も少なくありません。
その理由の一つとして、「印刷作業」が、長年手作業のまま放置されてきた点が挙げられます。
本リリースは、医療・製造・建設・教育・一般企業といった複数業界に共通する
定型ファイル処理業務の実態を整理し、
なぜ多くの業務が「印刷」で止まってしまうのかを考察した調査報告書です。

業界が違っても、定型業務の構造は驚くほど似ている
医療、製造、建設、教育、一般企業といった業界は一見すると大きく異なりますが、
日常業務を細かく見ていくと、共通点が数多く存在します。

ルールが決まっている
繰り返し発生する
手順が毎回ほぼ同じ
人が介在することでミスが起きやすい

請求書、申請書、報告書、帳票類など、
紙文書をPDF化した後のファイル処理業務は、ほぼすべての業界で共通しています。

RPAやAI-OCRの前に、現場で止まっている作業
近年、RPAやAI-OCRによる自動化が注目されていますが、
これらを導入するためには、

業務フローの整理
ルールの明確化
専門的な設定
従業員へのトレーニング
といった準備が必要になります。

その一方で、多くの現場では
もっと手前の作業で業務が滞っています。
それが、
「ファイルを開いて、印刷設定をして、何度も印刷する」
という作業です。

定型業務の最初のボトルネックは「印刷」
定型業務の流れを追うと、次のような場面が頻繁に発生します。

PDFやOfficeファイルを1つずつ開く
毎回プリンタ設定を確認する
部数や順番を気にしながら印刷する
印刷ミスが起きてやり直す

これらは高度な判断を必要としない一方で、
時間と人手を確実に消費する作業です。

業界が違っても、この構造はほぼ共通しており、
印刷作業が定型業務全体の入口でボトルネックになっているケースが少なくありません。

現場で実際に効果が出るのは「手順を減らす」こと
業務改善というと、大きなシステム導入やDXを想像しがちですが、
現場では小さな改善の積み重ねが最も効果を発揮します。

操作をシンプルにする
手順を固定する
誰がやっても同じ結果になる

印刷業務は、こうした改善がすぐに実行できる定型業務の代表例です。

印刷業務をまとめて終わらせるという考え方
こうした背景の中で、
印刷作業そのものを見直す取り組みが注目されています。
その一例が、複数のファイルをまとめて印刷できる
PrintConductor　プリントコンダクター　 です。

PrintConductorは、印刷設定を一度行うだけで、
複数のPDFやOfficeファイルを一括で印刷できるソフトウェアです。
無料で試用できるため、導入前に実務で確認しやすい点も特長の一つです。

ファイルを選択し、プリンタを設定してスタートを押すだけ。
あとは自動で印刷が進むため、
手作業による操作や設定の繰り返しを減らすことができます。
インストール後すぐに使えるシンプルな操作性で、
デジタル操作が苦手な現場でも扱いやすい点が特長です。

DXの前に「入口」を整えるという選択
すべての業務を一気に自動化することは、現実的ではありません。
しかし、定型業務の入口にある印刷作業を整えるだけでも、
現場の負担は大きく変わります。

印刷業務を「なくす」のではなく、
「整える」ことから始める。
それが結果として、
次のDXや業務自動化を進めやすくする土台になります。

製品情報
PrintConductor
複数のPDFやOfficeファイルを一括で印刷できるWindows用ソフトウェア。
無料体験、機能紹介、法人向け見積対応については、日本公式サイトをご覧ください。
公式サイト：
https://5boshi.jp

会社概要・お問い合わせ先
会社名：株式会社ビクパソネット
代表取締役：柴田 光晴
適格請求書発行事業者登録番号：T2130002030063

本調査は、公開されている統計資料、業界資料、行政資料などの
一次資料をもとに、現場業務の実態が分かる形で整理したものです。
特定の製品や手法を前提とせず、日常業務における課題の把握を目
的としています。

配信元企業：株式会社ビクパソネット
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